Egy szakember, aki a fájlok levelezés, kártyák, számlák, beérkezések és egyéb rekordok betűrendbe vagy számsorrendbe vagy tárgy vagy más rendszer (fájl titkár én), megkeresi és vizsgálja a fájlokban található adatok, szúr be további adatokat a fájl rekordokat, befejezi a jelentések, aktuális megőrzi a fájlokat és fájl adatokból információt szolgáltat. Anyag Classifies, amikor a besorolás nem könnyen észrevehető (osztályozás titkár). Kétpólusú elavult fájlok megállapított öregségi ütemezését vagy a jogi követelmények szerint . Fénymásolás vagy gépek mikrofilmre rekordokat lehet másolni. Címke vagy a jelentések is beírhatja. Számítást, vagy számítás gép használata fájlok naprakészen. Anyaga kategória szerint lehet jelölni.